С каких слов может начинаться письмо просьба. Деловые письма
ПИСЬМО-ПРОСЬБА
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть , где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
- причина обращения
- В связи с неполучением...
- Учитывая социальную значимость...
- Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...
- Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
- Ввиду задержки получения груза...
- Исходя из результатов переговоров по вопросу
о...
и т. п.
- цель обращения
- В целях выполнения распоряжения...
- В целях скорейшего решения вопроса...
- Для согласования вопросов...
- В целях обеспечения безопасности прохождения груза...
- Во избежание конфликтных ситуаций...
и т. п.
- ссылки на основание для обращения
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
- В связи с обращением в наш адрес...
- На основании устной договоренности...
- На основании нашего телефонного разговора...
- Согласно постановлению правительства...
- Согласно протоколу о взаимных поставках...
и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба . Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить . Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок .
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу... "), от первого лица множественного числа ("Просим... "), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит... ", "Администрация просит... ", "Совет трудового коллектива просит... " и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят... ).
Если письмо-просьба является многоаспектным , то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу...
(Просим...
)
...
Одновременно прошу...
(Также
просим...
)
...
А также прошу...
(А
также просим...
)
...
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации :
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность
или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2.
Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу...
"
- тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае,
когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить
адресата заранее
. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение.
Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
- Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
...об отправке в наш адрес...
...о направлении в мой адрес...
...о высылке в адрес нашей организации...
...о предоставлении мне... - Просим (прошу) Вас (вас)...
...сообщить (нам)...
...выслать (мне)...
...срочно представить...
...немедленно доложить...
...известить (руководство предприятия) о...
...проинформировать меня о... - Прошу Вашего (вашего) согласия на...
...отправку в адрес...
...предоставление нам...
...ознакомление... с...
...передачу... следующего оборудования... - Просим Вашего (вашего) содействия в...
...получении...
...скорейшей отправке...
...предоставлении дополнительной информации относительно...
...проведении... - Прошу Ваших (ваших) указаний...
...на заключение договора о...
...на выдачу со склада предприятия... представителю...
...на оформление документов о...
...на пересмотр... - Просим Вас не отказать в любезности и... .
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
- реквизиты с указанием номера регистрации исходящей корреспонденции и даты создания письма;
- персональные данные автора корреспонденции (должность и ФИО);
- название письма, характеризующее суть просьбы;
- уважительное обращение к адресату послания, которое чаще всего начинается с «Уважаемый…»;
- суть просьбы с упоминанием действия, которое отправитель хочет инициировать своим обращением;
- в тексте письма в некоторых случаях уместно использование фразы о предположительно успешном решении дела, например «Заранее благодарим за проявленное участие…»;
- подпись автора письма-просьбы с указанием его данных.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:
«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.
Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.
Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.
На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:
Заинтересуйте адресата
Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
« Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах ».
« Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей ».
Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
« А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
Или решить проблему:
«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
Опишите значимость просьбы
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей ».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».
Но могут быть и другие варианты:
«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
|
Было |
Стало |
|
|
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
- |
«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.
| - | ||||
 |
- | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по . | - | - |
| - |
Письмо-просьба
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.
Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
При составлении текста основную просьбу можно предварить преамбулой, в которой необходимо кратко изложить причины обращения к адресату. Если образец содержит несколько прошений, допустимо применить формулировки вида: «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…». Каждый новый вопрос для рассмотрения необходимо изложить в отдельном абзаце. По правилам деловой переписки, ответ на комплексный запрос может быть отправлен одним письмом, с комментариями по каждой просьбе. Такой вид переписки сокращает объемы документооборота и временные затраты на прочтение и обработку входящей документации.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
Скачать
Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc (cкачиваний: 8053)
Примеры готовых споснорских пакетов, документов и писем
Спонсорский запрос на обучение в немецкой академии по бадминтону, имеющей статус частной спортивной школы международного уровня. Смотреть спонсорский запрос
Другие разделы образцов и примеров текстов
Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА И ПРОШЕНИЯ. Фрагменты текстов и образцы.
КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образцы и примеры выполненных работ.
ПРЕДЛОЖЕНИЯ СОТРУДНИЧЕСТВА. Примеры и образцы работ.
ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примеры корпоративных текстов.
БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ. Некоторые фрагменты текстов.
Вы ищете: Письмо о содействии образец - добавлено по просьбе Марина Галич.
Описание:
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Письмо о содействии образец. Он постоянно болтал о через пять или шесть. Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Во многих случаях такое письмо не менее важно, чем само резюме по следующим причинам. Найдено - письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец скачали 5228 раз. Понимаешь, крайне редко подворачивается "дипломат" и поставил. Письмо о содействии образец скачали за месяц 3958 раз.
Как написать письмо-просьбу?
Правильно составленное письмо - просьба может, во многом приблизить вас к положительному ответу. Текст такого письма будет зависеть от адресата и от содержания просьбы. Просите вы хорошего знакомого, родственника, начальника или чиновника – для каждого конкретного случая должен быть выбран индивидуальный подход, чтобы написать письмо с просьбой о помощи.
Не врите
Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас. Старайтесь не приукрашивать ситуацию выдуманными или нереальными событиями. Иначе вы рискуете остаться без поддержки, так вам сейчас необходимой.
Будьте кратки
Письмо, включающее просьбу о помощи, не должно быть чересчур объемным. Четко и ясно, понятным языком излагайте свои мысли. Не вдавайтесь в описание мельчайших деталей и подробностей, без которых можно обойтись. Это только мешает достижению поставленной цели и раздражает читателя.
Продумайте основную причину, по которой предпочли со своей просьбой обратиться именно к этому человеку. Не лишним может оказаться упомянутое вскользь ваше отношение к личным качествам адресата, однако но не переусердствуйте с лестью. Подчеркните в письме, какую выгоду адресат может извлечь для себя, помогая вам.
Повторное обращение
Как правильно написать письмо-просьбу, если вы повторно обращаетесь к этому человеку? В этом случае в письме отдельно необходимо выразить благодарность за ранее оказанную помощь или предоставленную услугу. Нужно объяснить, что именно это послужило одной из причин для нового обращения к нему. Нескольких предложений будет вполне достаточно, чтобы поблагодарить адресата.
Обстоятельства непреодолимой силы
Всегда принимайте во внимание, что человек, к которому вы обращаетесь, может быть подвержен влиянию обстоятельств, которые могут повлиять на его решение. И о том, что вы не в силах выгадать благоприятный момент, когда ему на глаза попадется ваше письмо–просьба. Пример такого состояния может быть, когда человека мучает зубная боль, или все мысли его занимает незаслуженно полученный нагоняй от начальства. Обстоятельства могут быть различны. С этим вы ничего не сможете поделать. Ваша задача – постараться продумать, как правильно написать письмо–просьбу, избегая ошибок, которые могут повлиять на решение вопроса не в вашу пользу. Неудачный словесный оборот, нечеткие формулировки, неправильное обращение – могут испортить настроение адресата и стать причиной вашего неуспеха.
Помните, что ваше письмо должно быть искренним. Между строк должно читаться ваше самоуважение, достоинство, и что немаловажно – вера в успех, и поддержку человека, к которому вы обратились. Надежда на проявление понимания, порядочности и великодушия с его стороны.
Письмо незнакомцу
Важный момент, который не стоит недооценивать при написании любого письма, а тем более письма с просьбой, адресованного незнакомому вам человеку – это приветствие. Ваше письмо будет прочитано с большим вниманием, если вы сможете сделать его личным и поприветствуете получателя по имени. Когда вы обдумываете, как написать письмо - просьбу незнакомому человеку, стоит учесть, что персонализация – это гарантия того, что ваше письмо будет хотя бы просмотрено. Соблюдайте следующие правила:
- Правильно формулируйте тему обращения. Старайтесь всегда заполнять это поле.
- Емко формулируйте, зачем необходимо человеку это письмо. Впишите это в заголовок. Это поможет вам привлечь внимание к сообщению.
- Если есть возможность, предварительно созвонитесь с получателем и обговорите причину обращения. В этом случае появляется надежда, что сообщение не попадет в спам автоматически.
- Используйте “комбинацию Т”:
- творческая тема
- топик с контактами
- текст в теле, а не во вложении.
Ингода проще составить обращение, если у вас есть пример, как написано письмо–просьба. Образец можно посмотреть, перейдя по следующей ссылке.
Ожидание ответа
Итак, письмо написано и отправлено. Ожидая ответ, стоит иметь ввиду, что если письмо носило официальный характер, просьба адресована чиновнику, то существует регламентированный срок, в течение которого вам обязательно ответят. В иных случаях все зависит от воспитания человека, к которому вы обратились с письмом-просьбой.
Во время консультации ко мне зачастую обращаются показать пример письма просьбы о спонсорской помощи.
Наглядный пример письма просьбы о спонсорской помощи
Ранее мной был рассмотрен пример поиска спонсоров для школы в части оплаты услуг связи и Интернета. Сегодня я приведу образец письма о выделении средств на оборудование компьютерного класса общеобразовательной школы.
При составлении письма нам потребуются следующие данные:
Получив данные об одной из школ Санкт-Петербурга мною был составлен пример письма просьбы к спонсору следующего содержания:
Уважаемый Имя Отчество!
Жителям нашего города хороша известна Ваша деятельность в сфере благотворительности, в том числе в образовании. В связи с этим обращаемся к Вас с просьбой поддержать модернизацию компьютерного класса ккола № 108 Выбргского района г. Санкт-Петербурга.
Несколько слов о школе. Образовательное учреждение было было открыта в 1937 году. В настоящее время в школе обучаются 312 человек с 1 по 11 класс. За последние 50 лет школа выпустила 66 медалистов, из них 19 человек с золотыми медалями. Шесть учащихся награждены грамотами Министерства образования и науки РФ. Эти факторы способствуют высокому уровню поступлению выпускников школы в ведущие вузы страны. Пять бывших выпускников вернулись в школу в новом качестве - педагогов. В школе работает 38 учителей, из них 32 педагога имеют высшую квалификационную категорию учитель и 4 педагога - ученые степени.
Руководство области ценит заслуги педагогического состава и уровень образования в школе. В начале 21 века была проведена реконструкция здания. На открытии после капитального ремонта присутствовала Губернатор Ленинградской области Валентина Матвиенко. но внимания органов в ласти недостаточно для поддержания технического оснащения школы на современном уровне.
Школа профилируется на естественно-математическом образовании. Для поддержания высокого уровня образования по информатике требуется модернизация компьютерного класса. Техническое обновление включает в себя приобретение 14 компьютеров (системный блок, монитор, клавиатура, мышка), съемного жесткого диска, видеопроектора, интерактивной доски ActivBoard 595Pro, лицензионное программное обеспечение, мебель (столы, стулья, шкафы). Плановая стоимость модернизации 1 200 000 рублей, включая доставку и монтаж нового оборудования, демонтаж - старого.
При финансовой поддержке модернизации компьютерного класса мы обязуемся разместить рекламу Вашего предприятия внутри школы и на ее территории. Реклама будет доступна не только 312 школьникам. Ее увидят около 1200 человек - родители, дедушки и бабушки наших учащихся, которые ежемесячно посещают школьные мероприятия. Кроме того, школьные мероприятия часо освещаются СМИ г. Санкт-Петербурга и мы обязыемся донести до жителей города о Вашей поддержки нашей школы. Педагогический состав и другие сотрудники школы готовы способствовать продвижению бренда Вашей компании среди потенциальных покупателей и поддержанию доброй репутации Вашего предприятия.
Контактное лицо для обсуждения вопросов сотрудничества: должность, ФИО, телефон с 9.00 до 18.00.
С уважением к Вам и Вашей деятельности,
Вот такой пример письма просьбы к спонсорам получился у меня. Можете взять его за основу. Главное на что следует обратить внимание - это данные о том: сколько денег вам нужно и на что они будут потрачены, кто увидит спонсорскую рекламу. Если же не удается привлечь спонсоров, то попробуйте оформить кредит онлайн. Быстро, доступно, надежно.
В следующей публикации я разберу реальное письмо спонсору и сделаю его разбор. Используйте рекомендации для составления ваших писем.
Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?
В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.
Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 г. Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации плодоовощных хозяйств льготного кредита в сумме 600 млн руб. на закупку цитрусовых у фирмы “Импорт – экспорт” для реализации в Москве и других городах России.
Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):
В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.
Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:
Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.
Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:
Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):
По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.
Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:
Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.
В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:
Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.
В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.
Например:
В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.
Письмо-запрос – это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:
В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.94 № 498 “О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий” просим Вас сообщить нам данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО “Московский хлебозавод № 18”, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45 В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.
В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.
Например:
Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.
Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.
